Несмотря на то, что на дворе 21 век, отношение многих организаций к хранению и ведению документации остается на уровне прошлого века.
Практически во всех странах постсоветского пространства на законодательном уровне оговорены способы и правила хранения документов в электронном виде, но книги, журналы, альбомы и подшивки – распространенная реальность на предприятиях из прошлого. В мире, где всё движется в сторону компьютерной автоматизации, такие подходы неестественны. За последние десятилетия появились компании работающие полностью в электронном пространстве, интернете. Разработку интернет-сайта и поисковое продвижение необходимо закладывать как обязательную статью расходов на ведение бизнеса. Результатами продвижения сайта поделиться с друзьями в Facebook и о вашем SEO-специалисте узнают многие.
Тяжело найти организацию, где не присутствует бумажный архив в том или ином виде. Внедрение СЭД-систем, к сожалению, не устраняет классические формы хранения документов.
Данный подход несет за собою следующие проблемы:
- Порча бумажной документации. Ничто не вечно, особенно бумага. С течением времени происходит старение носителя, что всегда ведет к потере информации.
- Умышленное искажение и уничтожение документов.
- Поиск. При ошибочном размещении в архиве, документ практически не находится.
Создание электронного архива – первый шаг к упорядочиванию документации. Описанные проблемы решаются (хоть и нелегко) сканированием и последующей обработкой всей бумажной документации архива.
21/09/2011
Наверх